Was ist MS Access?

MS Access ist ein Datenbankbetriebssystem. Access ist eine sehr gelungene Verbindung aus IDE (Softwareentwicklungsumgebung) und GUI (Graphische Benutzeroberfläche), die zudem Backend-und Frontendprogrammierung zusammenfasst, so dass die gesamte Datenbank mit allem Drum und Dran schließlich in einer einer einzigen Datei liegt.

Access hat also alle Werkzeuge an Bord, eine Datenbank zu erstellen, und auch, sie umgehend zu betreiben. Das heißt, mit Access können die Tabellen der Datenbank auf die verschiedenste Weise abgefragt, dargestellt, miteinander verbunden und kombiniert werden. Es kann ein Arbeitsfluss der Eingabe und Ausgabe erstellt werden, der grafischen Visualisierung, des Exports etc..

Access eignet sich insbesondere für kleine Betriebe. Herkömmliche Anwendungen wie das Erstellen von Rechnungen, Erfassen und Kombinieren von Daten u.v.m. ist damit sehr schnell möglich.

Als integriertes Tool für das Erstellen von Büro-Anwendungen mit einem Schwerpunkt auf Datenbankverwendung ist MS Access ziemlich einzigartig. Es ermöglicht die schnelle und effektive Erstellung von Büro-Anwendungen.

Vorteile von MS Access

Mit Access lassen sich schnell gute Ergebnisse erzielen. Access bringt wie gesagt alle Tools mit, die zur Gestaltung von Formularen, Reports, Abfragen nötig sind. Diese Tools sind ausgereift und stabil, und passen sich in die allgemeine Windows-Nutzererfahrung ein. Auf diese Weise kann der User intuitiv mit Access arbeiten.

Formulare können mit wenigen Mausklicks zusammengestellt werden. Es gibt eine graphische Oberfläche für das Erstellen von Formularen, Abfragen und Reports. Dennoch liegt der Teufel natürlich im Detail – wie eine Datenbank strukturiert wird, welche Möglichkeiten und Erfahrungen es mit der Benutzung der Steuerelemente gibt, das weiß der Laie zunächst nicht. Die Möglichkeiten von Access werden erst richtig genutzt, wenn man über dieses Wissen verfügt und die Möglichkeiten der Programmierung nutzt.

Access bringt seine eigene IDE mit, also eine eigene Entwicklungsumgebung das Programmieren von Anwendungen (IDE=Integrated Development Environment). Die Computersprache Visual Basic wurde insofern modifiziert, dass sie speziell für den Betrieb von MS-Access-Anwendungen vorbereiten ist. Man nennt das Visual Basic for Applications, kurz VBA. Dieses Visual Basic für Anwendungen gibt es für Access, wie auch für Excel und Word. Die IDE erleichtert das Entwickeln von Anwendungen sehr. Spontane Ideen können umgehend eigearbeitet werden.

Access als Entwicklungstool

Access eignet sich hervorragend als Entwurf-Werkzeug für eigene Anwendungen.

Mit Access kann man in kürzester Zeit, viel schneller als mit anderen Softwaretools, einen Anwendungs-Entwurf erstellen, der ganz auf die eigenen Zwecke abgestimmt ist. Alles was es braucht ist bereits an Bord, eigene Tabellen sind im Handumdrehen erzeugt, Datensichten (Formulare) erstellt, und so weiter.

Betriebe möchten ihre eigene spezifische Arbeitsweise in einer Anwendung abgebildet sehen. Die Aufgabe einer solchen Anwendungsentwicklung liegt zunächst darin, sich über die konkrete Struktur des betrieblichen Ablaufs klar zu werden, und diese datenbankmäßig abzubilden.

Mit Access kann man große Datenmengen verwalten, so gesehen ist Access absolut geeignet für den Bedarf der allermeisten mittelständischen Anwendungen. Selbst sehr große Betriebe nutzen Access seit vielen Jahren erfolgreich.

Hierfür ist Access hervorragend geeignet. Modifikationen lassen sich im Handumdrehen realisieren.

Kurz: Access kommt mit einer Fülle in sich abgestimmter Funktionen und Arbeitsgeräte, einer eigenen IDE und sogar einer eigens angepassten Programmiersprache. Das führte dazu, dass MS Access in der Wirtschaft eine unheimliche Verbreitung erfuhr. Viele Betriebe, auch große Betriebe, nutzten und nutzen MS Access.

Durch die Trennung von eigentlicher Datenbank und der funktionalen Logik (des „Programms“) kann die Anwendung an verschiedene Datenbanken angebunden werden, also auch z.B. an MySQL, oder auch im Internet gehostete Datenbanken. Dieses Vorgehen, also die Trennung von Daten und Businesslogik, ist auch üblich in kleineren Büros, wo vielleicht die Datenbank auf einem NAS (Network Attached Storage, also einem separaten Festplattenserver) läuft, und die Frontends bei den Mitarbeitern auf deren PCs.

Für wen eignet sich MS Access?

Access eignet sich unseres Erachtens für kleinere Firmen. Die neuesten Technologien stecken nicht in Access, dafür jedoch die wichtigen und im täglichen Betrieb wichtigen Funktionen. Sie sind in diesem umfangreichen Tool so integriert, dass es nicht schwerfällt Anpassungen vorzunehmen.

Aber auch viele sehr große Betriebe, mit einem hohen Datenaufkommen, oder sogar Softwarehersteller, haben auf der Basis von Access eigene Softwareprodukte erstellt. Heute benötigen diese Betriebe Updates, Weiterentwicklungen oder Erweiterungen. Oft ist man überrascht, mit Access praktische Funktionen realisieren zu können, die man bisher gar nicht vermutete.

Die praktische sofortige Nutzbarkeit von Access führte und führt dazu, dass viele Datenbank-Interessierte ihre eigenen Erfahrungen mit Access begannen. Daher sind heute sind viele alte Access-Anwendungen in Betrieb, die oft jedoch der Modernisierung bedürfen – denn über die Jahre hat sich Access immer weiterentwickelt.

Access verfügt über eine Fülle nützlicher eingebauter Datenbank-Funktionen und auch Makros. Um jedoch die Vielseitigkeit von Access wirklich nutzen zu können, muss es mit VBA programmiert werden.

Access ist ein rundum gelungenes, stabiles Softwaretool mit einer sehr großen Verbreitung, universellen Anwendungsmöglichkeiten und einem ungewöhnlich hohen praktischen Nutzwert.